Actualmente, se están realizando grandes esfuerzos para acelerar el proceso de digitalización y pago de trámites y servicios, beneficiando a las diferentes poblaciones en términos de mayor seguridad, agilidad y asequibilidad.
Dicho proceso se realizará de forma gradual en tres bloques, iniciando con un 30% de los trámites, continuando con el 30% siguiente y finalizando con el 40% restante.(1)
Sin embargo, es importante entender que en un país tan grande como Colombia que cuenta con 136 entidades nacionales y 2.208 territoriales, el estado de digitalización puede variar abismalmente; algunos de los principales organismos ya han dado grandes pasos, mientras otros más pequeños apenas están empezando a recorrer este camino. Lo que sí está claro es que, grandes o pequeños, todos reconocen la importancia de adaptarse a los avances tecnológicos.
La principal motivación para iniciar el camino hacia la digitalización radica en la necesidad de migrar de los procesos presenciales y obsoletos hacia sistemas seguros y eficientes. Por ejemplo, el impuesto vehicular se ha digitalizado en algunos departamentos para reducir filas en bancos y facilitar el proceso de pago. Es por esto que cada entidad debe analizar y tomar decisiones para garantizar que cumple con los requisitos y adquirir servicios digitales adecuados a sus necesidades y las de sus clientes.
Todos estos cambios vienen sustentados y apoyados por el Gobierno en el Decreto 088 del 24 de enero de 2022 el cual indica: “Con esta nueva normativa, establecemos un elemento fundamental para seguir avanzando en la transformación digital del país y el fortalecimiento de la relación entre la ciudadanía y el Estado» (2)
Para cumplir con estos objetivos, el sector gobierno requiere herramientas como sistemas ERP, firma electrónica, almacenamiento en la nube y proveedores electrónicos seguros. Adicional, se espera que en el futuro los procesos se puedan llevar a dispositivos móviles, brindando facilidades y una experiencia de usuario mejorada.
No obstante, es importante realizar campañas de difusión y capacitación, especialmente para los ciudadanos de la tercera edad y personas con escaso acceso a medios digitales, ya que, de nada sirve contar con sistemas y procesos digitales de última tecnología si la población no hace uso adecuado de ellos.
Según el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MINTIC): “Se estima que para el 2037 la digitalización de trámites supere los 70.000, correspondientes a más de 2.000 autoridades de la Rama Ejecutiva nacional y territorial y a particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas.” (3)
Beneficios de sumarse a la
carrera de la aceleración digital
1.Mejora de la eficiencia y agilidad administrativa:
La digitalización de trámites y servicios gubernamentales permite reducir tiempos y costos asociados a la burocracia y el papeleo. Los contribuyentes pueden realizar sus trámites desde la comodidad de sus hogares, evitando tener que desplazarse hasta una entidad física y perder tiempo haciendo largas filas. Esto no solo beneficia a los ciudadanos, sino también a las entidades, que pueden optimizar sus recursos y brindar un servicio más eficiente.
2. Agilidad en los pagos y reducción de costos operativos
Simplifica el proceso de recaudación de impuestos y otros pagos. Los contribuyentes pueden realizar sus pagos de forma rápida y segura a través de plataformas en línea, a la vez que le reduce a la entidad los costos operativos asociados al procesamiento manual de pagos en papel.
Otro beneficio asociado es que los registros digitales permiten un seguimiento más preciso y detallado de los pagos realizados, lo que facilita la conciliación y la rendición de cuentas. Asimismo, los contribuyentes pueden acceder a su historial de pagos y recibir comprobantes electrónicos, lo que les brinda mayor seguridad y confianza en el proceso.
3. Incremento en la eficacia de la gestión pública:
La digitalización de datos y sistemas permite recopilar, analizar y utilizar información en tiempo real para tomar decisiones informadas y diseñar políticas públicas más efectivas. Asimismo, la implementación de tecnologías como el big data, la inteligencia artificial y el internet de las cosas brinda herramientas poderosas para la planificación estratégica, la gestión de recursos y la resolución de problemas complejos.
4. Seguridad y protección de datos:
La aceleración digital debe ir de la mano con fuertes medidas de seguridad y protección de datos. Es fundamental que las entidades gubernamentales implementen sistemas seguros y confiables para garantizar la privacidad y la integridad de la información de los ciudadanos. La ciberseguridad debe ser una prioridad, y es necesario establecer protocolos y controles rigurosos para prevenir el acceso no autorizado y ataques cibernéticos.
En conclusión, la aceleración digital en el sector gobierno en Colombia es fundamental para impulsar el desarrollo, la eficiencia y la transparencia de las entidades gubernamentales.
A través de la digitalización de trámites y servicios, se mejora la eficiencia administrativa, se promueve el acceso y la participación ciudadana, se incrementa la eficacia de la gestión pública y se fortalece la seguridad y protección de datos. En un mundo cada vez más conectado, es crucial que el sector gobierno se adapte y aproveche las oportunidades que la digitalización ofrece para brindar un mejor servicio a los ciudadanos y construir una sociedad más avanzada y equitativa.
Por: Jhoan Molina
Analista de negocios senior
(1) https://gobiernodigital.mintic.gov.co/692/articles-198562_abc_decreto_088_24_enero_2022_v2.pdf
(2) https://gobiernodigital.mintic.gov.co/portal/Noticias/198562:Gobierno-nacional-expidio-el-Decreto-para-la-digitalizacion-y-automatizacion-de-tramite
(3) https://gobiernodigital.mintic.gov.co/portal/Noticias/198562:Gobierno-nacional-expidio-el-Decreto-para-la-digitalizacion-y-automatizacion-de-tramite