En el mundo del retail moderno cada vez se hace más necesario contar con un sistema que facilite la administración de los enormes flujos de dinero que mueven los comercios. A su vez, se ha hecho indispensable dar control y precisión a la data proveniente de las miles de transacciones que reciben día a día, desde su registro en las cajas hasta su llegada a los sistemas financiero-contables de los retailers.
Si bien todas estas operaciones podrían ejecutarse manualmente, las complicaciones surgen a medida que la escala de los comercios aumenta. El monitoreo de los múltiples locales distribuidos en distintos puntos, que manejan un gran número de cajas y reciben miles de transacciones diarias, se hace prácticamente inviable en términos de control y tiempo. A su vez, los costos en supervisión se tornan altísimos, sin dejar de lado la alta probabilidad de robo y pérdida de los valores que se reportan de cada recaudación.
¿Cómo tener certeza de que cada caja está cuadrada
con los valores que los cajeros ingresan al cierre contable?
Destinada principalmente a los equipos del área financiero-contable, la solución de Tesorería de Evertec nace como respuesta a esta dolencia que experimentan los grandes y medianos retailers.
A partir de sus diversos componentes, este sistema permite administrar, controlar y gestionar el flujo de dinero físico y digital, manejando procesos de cuadratura y conciliación, para finalmente alimentar de manera automática a los sistemas centrales de las empresas, que se encargan de contabilizar la información proveniente de recaudaciones y ventas.
La disminución de mermas, robos o eventuales pérdidas de valores, el control del flujo de dinero en efectivo, la precisión en el manejo de la información, la agilización de la contabilización de los valores y la confiabilidad al existir una única versión de todos los datos para asegurar su integración central, son algunos de los beneficios más potentes de esta solución, lo que en su conjunto genera ahorros importantes en la supervisión del proceso completo.
Gracias a esta solución, los comercios tienen la certeza de que cada una de sus cajas, al final del día, está cuadrada y que el dinero que recibe es efectivamente el que se encuentra en cada una de estas al cierre contable. También, cuentan con un sistema de alertas en caso de presentarse inconsistencias en los números.
El origen de esta solución está en los distintos puntos de venta de los retailers donde se generan miles de transacciones diarias de ventas, recaudaciones, recaudaciones de terceros, avances y más. Toda esta información es captada por el Concentrador de Transacciones, un repositorio que guarda un track de todos los movimientos de dinero realizados durante el día.
Ahora bien, antes de cerrar cada día, hay un paso fundamental que se materializa en el componente de Cuadratura y Recaudación. Su principal función es cuadrar todos los dineros que el cajero o jefe de local tiene registrado en su caja al final del día, con las transacciones efectivamente captadas por el sistema del punto de venta. De este modo, es posible contrastar los montos y advertir posibles déficits o superávits en los valores.
Esta aplicación considera todo movimiento de dinero, más allá de las transacciones como, por ejemplo, cuando los valores son transportados y depositados en el banco, las dotaciones de cada cajero y los retiros de efectivo diarios.
Cuando ya se concretan estos procesos, se generan interfaces contables que transportan toda esta data hacia los sistemas centrales o ERP de cada uno de los retailers, en que se desglosa el detalle del movimiento de dinero, tipos de medio de pago utilizados, montos recibidos en cada uno de ellos y más.
Una vez que el día está cerrado en cada local, entra a jugar otro elemento clave que se lleva la data de todas las transacciones realizadas digitalmente: la Conciliación y Liquidación. Cuando se trata de pagos con tarjetas de crédito o débito, el monto no es abonado de manera directa al comercio; este debe ser cobrado por parte de la empresa al adquirente, quien envía diariamente un archivo con los cargos autorizados por cada transacción y su posterior pago. No obstante, antes de que esto ocurra, el sistema de Evertec hace un pareo de la información que el retailer maneja de las transacciones generadas en venta con la que envía el adquirente. De esta manera, el sistema da visibilidad de que se están concretando las liquidaciones correspondientes o, en caso contrario, genera una alerta, lo que luego debe gestionarse por parte del comercio.
Al igual que en el caso de Cuadratura y Recaudación, a medida que se van abonando los pagos de las cuentas por cobrar, la aplicación de Tesorería genera interfaces contables hacia el ERP del comercio con los detalles de las liquidaciones por parte de los adquirentes.
Antes de enviar toda esta información a los sistemas centrales de los comercios, existe una última etapa de validación realizado por el Monitor de Interfaces Contables, un portal que da la posibilidad de revisar todas las interfaces contables provenientes tanto del módulo de Cuadratura como el de Conciliación. Es aquí donde se aprueban o rechazan los asientos contables para, finalmente, una vez comprobada la consistencia de estos, enviarlos automáticamente al ERP del cliente.
Paralelamente, existe el Monitor del Concentrador de Transacciones que se encarga de vigilar el estado de salud de este módulo. Así, es posible advertir tempranamente fallas en la conexión, registro de las ventas o cualquier otra posible incidencia. Este elemento es primordial, ya que asegura la consistencia de la información desde su parte más vital -desde su punto de origen- para todo el proceso que viene después.
Finalmente, todas estas piezas unidas contribuyen a llevar la información de todos los dineros recaudados en los distintos puntos de venta de los retailers a sus sistemas centrales y contabilizar sus valores con un verdadero sustento que asegura la consistencia, validación y control del flujo completo.
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Por Jorge Klein
Gerente de Tesorería en Evertec